Bedrijfsprocessen automatiseren: waar begin je?

Herken de juiste kandidaten

Een proces is een goede kandidaat voor automatisering als het aan meerdere van deze kenmerken voldoet:

• het komt regelmatig voor, dagelijks of wekelijks;
• het volgt vaste regels met weinig uitzonderingen;
• het kost handmatig werk zoals overtypen, kopiëren of doorsturen;
• het is foutgevoelig en fouten hebben gevolgen;
• het gebruikt digitale gegevens uit systemen die te koppelen zijn.

Processen met veel uitzonderingen of waarin menselijk oordeel centraal staat, kun je vaak gedeeltelijk automatiseren: de routinestappen automatisch, de beslissing bij een medewerker.

Bereken de tijdwinst

Een eenvoudige rekensom helpt om prioriteiten te stellen. Stel: een medewerker besteedt per aanvraag zeven minuten aan het overnemen van gegevens uit de website naar het CRM, het versturen van een bevestiging en het aanmaken van een taak. Bij 120 aanvragen per maand is dat veertien uur per maand, ruim twintig werkdagen per jaar. Als een automatisering dat grotendeels overneemt, is de investering vaak goed te onderbouwen.

Proces	Tijd per keer	Aantal per maand	Uren per maand
Aanvraag verwerken	7 min	120	14
Offerte opstellen en opvolgen	15 min	40	10
Factuur klaarzetten	5 min	80	ca. 7

Rekenvoorbeeld ter illustratie; vul je eigen aantallen in.

Stappenplan

1. Inventariseer processen per afdeling en schat tijd en volume.
2. Kies één proces met een duidelijke winst en beperkte complexiteit.
3. Breng het proces in kaart en verbeter het waar nodig vóór je automatiseert.
4. Ontwerp, bouw en test de automatisering, met controlemomenten waar nodig.
5. Meet het resultaat en breid stap voor stap uit.

Lees meer in hoe automatiseer je bedrijfsprocessen? of bekijk onze dienst bedrijfsautomatisering.